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1. 개요
總務 / (General Affair) Administrator. 조직의 안살림을 책임진다.[1] 군대의 행정보급관을 생각하면 된다.[2][3] 각종 행정 지원 업무는 여기서 다 한다.공공기관 및 공기업에서는 일반행정직이 공식 명칭이고 일행직을 사기업의 총무직으로 대응시킨다. 다만 그 안에서도 과 내, 조금 더 크게는 청/실/국 내 서무들이 따로 지정되어 있다.
2. 업무
사내 비정형적인 지원 업무를 담당한다. 한자에서 보여지듯 모든 업무에 해당하기 때문에 범위도 광활하고 조직 구성에 따라서 맡는 업무도 다양하다.[4] 다시 말해 어떤 회사(혹은 기관)이냐에 따라 맡는 업무가 다 다르다.가령 인사 업무를 예로 들자면, 정말 거대한 대기업은 인사 업무를 세분화 하여 채용, 교육(인력개발), 노무 등등이 별개의 팀으로 있지만 규모가 작아짐에 따라 인사팀에서 하기도, 인사+총무를 합쳐서 인사총무팀, 혹은 여기에 재무를 위시로 한 온갖 경영지원 기능을 다 때려넣고 경영지원팀으로 굴리는 경우도 있는데, 이렇게 조직 구성이 변화하는 도중에 별도의 부서로 배정되지 않은 모든 업무는 총무부서의 업이 되는 셈이다.
기획, 인사(+노무, 교육), 재무(+경리, 회계), 구매 및 계약, 환경안전, 법무, 홍보, IT전산직, 비서 등은 별도의 부서가 없으면 총무 부서에서 한다. 작은 회사라면 법무/구매 정도는 총무 부서에 포함될 가능성이 높다. 타 업무에 대해서도 대강은 돌아가는 상황을 알아야 하기 때문에 보통 사무직 경력직이 담당하는 경우가 많다. 대기업, 중견기업이 아닌 중소기업에서 신입사원으로 총무를 뽑는다면 그건 거의 반 사무직, 반 잡부로 부리기 위한 것이거나 영업직을 사기로 뽑는 것일 수 있다. 공무원의 경우 좀 다른데 짬 쌓인 말년 직원이 맡는 경우도 있고 초짜에 가까운 2~3년차 직원이 맡는 경우도 있는 등 제멋대로다. 이는 순환 근무 특성 상 전문성을 인정해 주지 않기 때문이다.
2.1. 사무 지원
- 해외 출장 / 파견 지원
- 각종 공지사항 전달
- 사내 연락망 갱신
- 공문서 수발신(정부기관 협조)
- 이 업무들 중 비서에 해당하는 업무들은 내근비서, 수행비서, 비서실장, 수행 운전기사 문서로 분리되어 있다.
2.1.1. 문서 관리
2.1.2. 행사 진행 및 의전
회사에서는 외부와 연관되는 여러 행사가 있는데, 특정한 부서와 연관되는 행사가 아니라 회사 전체와 연관된 행사라면 총무 부서, 총무 담당자가 진행한다.- 사회 공헌
회사 이미지를 올리기 위해 자원봉사, 재능기부 등을 한다. 이런 프로그램을 개발, 운영한다. - 의전
외부인사 방문 접객. 기념행사가 있으면 화환이나 명절 선물을 발송. - 내부 행사
창립기념일, 시무식, 종무식, 경조사, 회식 - 사내 회의 진행
회의 문서로. - 외부인 초청 대규모 회의 진행
컨벤션기획사 문서로.
2.2. 계약
각종 계약을 관리한다.- 사무용품, 전산기기용 소모품, 비품 등의 구매. 구매 직무에서 하는 곳도 있다.
- 인쇄, 공사, 주차장 등의 계약
- 용역 : 사무실 청소부, 운전기사, 건물관리인, 주차장관리인 등
2.3. 시설관리
부동산, 사무환경, 비유동자산, 중고장비, 폐기자산 등을 관리하는 세부직무. 별도의 문서로 독립되었다.- 사무환경 : 비품, 사무용품 등의 재고관리 및 수리. 임직원 자리 배치. 사옥의 유지보수. 영업용 휴대폰 지원 및 비용 관리 및 개통/해지 대행.
- 차량 : 유류비 관리, 차량 수리, 주차공간 관리, 현황 보고
- 청사 관리
2.4. 복리후생
해당 문서로.2.5. 보안
- 어떤 비밀을 얼마 만큼의 수준으로 관리해야 하는지 정한다. 자세한 건 해당 문서로.
- 보안 시설 출입 관리
2.6. 기타
3. 자질
- 경력
대부분의 업무가 비정형적이기 때문에 담당 업무 파악 과정이 필요하다. 학위나 자격증이 없더라도 경험이 많을수록 유리하다. 대학에 '총무학' 따위의 전공이 없고, 국가공인 '공인총무사 자격증' 같은 게 없다는 얘기다.[5] - 나름대로 고충이 있지만 드러나는 업무가 아니기에 고충을 아무도 안 알아 준다. 전문성이 적어서 실수가 많냐/아니냐 정도만 갈릴 뿐. 지루하고 무의미해 보이는 일이 많다.
- 작은 실수도 쉽게 눈에 띈다.
- 많은 업무를 조금씩 다 경험해 볼 수 있다.
- 상식이 많으면 좋다.
- 사람의 비위를 맞추는 능력이 중요하다.
- 회계학, 법학, 계약, 등기, 사무용 프로그램 (오피스, 그룹웨어 등) 관련 지식을 갖추는 것이 좋다. 관련 법령이나 사규를 반드시 숙지해야 한다. 나중에 무슨 일이 생기면 자기 자신을 지키기 위해 꼭 필요하다.
- 이메일 수발신 및 자료작성이 많으므로, 워드・엑셀・PDF편집 소프트웨어를 다룰 줄 알아야 한다.
4. 자격증
승진에 도움이 되는 자격증의 경우 각 회사의 사규를 따르면 된다.5. 공직에서
공직에서는 시군구청이나 도청 등 행정기관 본청에서 총무과를 운영한다. 그 외에 각 부서별로 "서무"라는 보직이 있는데, 이들이 사실상 총무 역할을 한다. 주로 하는 일은 해당 부서의 내부 살림을 담당하는 것, 그리고 상위 기관의 문서를 하위 기관에 하달하거나 하위 기관의 정보를 종합해 상위 기관으로 발송하는 것 등이다. 또한 규모가 작거나 서무회계를 나눌 여유가 없는 부서에서는 회계를 같이 보기도 한다.[6]어느 부서에나 한 명쯤은 있지만, 업무 난이도가 높아 많은 사람들이 기피하는 보직이기도 하다. 정형화된 업무가 없고 모두 경험과 센스에 맡겨야 하고, 하는 일은 많은데 명확히 문서로 남는 성과가 없어서 정량화된 평가도 어렵다. 게다가 명확하게 규정된 업무가 없다는 특성상 다른 직원들에게 속하지 않는 업무는 다 서무 것이 되기 일쑤고, 서무의 짬이 안되거나 끗발이 약할 경우 일을 가르친다는 핑계로 업무를 짬처리시키는 경우도 있다. 이 때문에 서무를 맡은 경우 승진에 가점을 주거나, 주요 부서 서무를 맡았다면 다음 번엔 요직으로 가거나 하는 식으로 이득을 주는 경우가 많다. 업무 난이도가 꽤 있는 편이고 부서원과의 소통이 원활해야 한다는 점 때문에 보통 짬 좀 먹은 주사보(7급)를 서무로 쓰는 경우가 많지만, 간혹 주무팀장이 하급자를 키우거나 아니면 7급들이 맡기 싫어한다는 이유로[7] 8~9급들에게 시키는 경우도 있다. 심지어 막내 시보[8]에게 서무를 맡기거나, 서무 경력이 있다는 이유로 다시 서무를 시키는[9] 부서도 있다.
일부 지자체에서는 정기인사(상반기 1월, 하반기 7월)마다 행정지원과[10]에서 과서무, 구서무[11], 국서무 등을 관리한다.
90년대부터 공직의 총무과를 민간의 “기획관리”로 “기획관리”를 다시 “기획조정”으로 변경하는 추세이다. 각 부의 총무과는 운영지원과 혹은 기획조정실로 개편했고 국가정보원이나 검찰 총무부도 기획조정부로 변경했다. 대통령경호처에는 아직 기획관리관이 남아있다. 또한 지방자치단체의 경우에는 지방자치제 시행 후로 각 시도나 시군구 등의 하부조직은 중앙정부에서 일괄적으로 변경하기 어렵기 때문에 총무과가 남아있는 경우가 더러 있다.
[1] 그래서 조직의 어머니라고 불린다. 참고로 조직의 아버지는 기획으로 불리지만 사실 기획도 엄밀히 말하자면 총무에 속해 있는 업무 분야긴 하다.[2] 단급 이상의 큰 부대라면 근무지원부대가 총무 관련 부대라고 보면 된다.[3] 원활한 경영 활동 지원 및 업무지원 제반 활동을 진행하는 직무다. 총무 직무는 시설투자, 공사지원, 유지 및 관리로 회사의 자산가치를 극대화하고 회사의 복리후생 제도를 기획 및 운영하며, 임직원과의 소통과 원활한 경영 활동 지원을 위한 업무를 수행하는 중책이다.[4] 일본의 총무성을 생각해보면 알기 쉽다. 부서가 없는 업무를 모두 담당한다.[5] 다만 총무의 세부직군의 경우 그렇지 않다. 법무과는 변호사나 법대, 재무과는 CPA와 경영대, IT과는 컴퓨터공학과가 강세를 보인다.[6] 사실 공직에서는 회계 담당자가 서무 담당자(총무 담당자 또는 총무팀장)를 겸직하도록 회계 관계 공무원 규정이 되어 있다. 그래서 분할된 게 특이 케이스이며, 서무 담당자에게 핵심 업무가 딸린 경우가 아니면 대부분 붙어 있다.[7] 보통 소위 요직 부서에서는 속칭 국 서무면 모를까, 과 서무는 그닥인 취급을 받는 경우도 있다. 이런 곳은 실 단위 사업을 맡는 게 과 서무보다 넘사벽 대우를 받는다.[8] 이때 만약 잘 해내면 공직 생활이 무지 편하다. 최소한 격무 부서에 가도 주무팀에 배치해주며, 나중엔 서무 자리가 보장되기 때문.[9] 특히 기술직 공무원이 주류인 부서로 이동시, 서무 경력이 있고 평판이 좋았다면, 새 부서에에 가자마자 다시 서무업무를 담당한다.[10] 이름은 다양하며 운영지원과, 행정과, 총무과 등으로 불린다.[11] 일반구