1. 초·중·고등학교의 행정실
1.1. 개요
행정실(行政室, administration office)은 학교에서 총무 및 교육행정 업무를 담당하는 곳이다.대한민국에서 학교 다니는 학생이라면 "이곳이 대체 뭐 하는 곳인가?"라고 한 번쯤은 생각해봤을 것이다. 매월 납부하는 급식비나 1년에 4번 납부하는 분기별 수업료 등의 서류 떼는 것 외에는 학생들이 갈 일이 별로 없기도 하고, 예산이 부족한 학교라면 '에어컨이나 히터 안 틀어주는 곳'이라는 이명이 있을 수 있다. 그러나 후술하겠지만 행정실은 학생과 교사, 교직원들이 제대로 된 학교 생활을 하기 위해선 없어선 안 되는 정말 중요한 곳이다.
경기도나 강원도 등 일부 지역에서는 행정실 외에도 교육행정실이라는 명칭을 사용한다.
1.2. 역할
행정실의 주 업무를 크게 나누자면 인사, 경리, 급여, 회계, 구매, 시설관리, 계약, 물품, 재산, 공사관리[1] 등으로 나눌 수 있다. 직원 수는 학교의 규모에 따라 다르지만, 보통 행정실장 1명, 행정과장 1명, 행정직원 1~3명, 교육공무직(무기계약) 행정사무원 1~2명, 시설관리직 1~2명, 영양사 1~2명으로 구성된다. 추가적으로 학교에 따라 학교 사회복무요원, 방호직(경비원), 운전직(스쿨버스), 조리직(구 위생원)이 있을 수 있다. 즉, 학생 교육과 직접적으로 연관되어 있지 않은 일반행정 업무를 담당한다. 특히 한 해 예산계획을 짜고 연말정산을 실시하게 되는 1월(그 전해 12월 포함)부터, 대규모의 인사 이동이 일어나는 새학년의 초반인 3~4월에 바빠진다. 그래서 인사이동 신청을 1월 1일자보다는 7월 1일자로 내는 사람들이 많다.1.2.1. 교직원 인사
인사실무의 경우 실무원의 채용 및 교직원 호봉 승급 등을 담당한다.[2] (기간제교사나 강사도 행정실에서 채용한다고 잘못 알고 있는 경우가 있는데, 이들의 채용에는 교과전문성에 대한 판단이 필요하며, 따라서 행정실에서 할 수 없고 교사들이 하거나 교육청 단위에서 심사인단을 위촉하여 진행한다. 여기에서 행정실은 보조적인 역할만 수행한다.) 정규직인 교사[3]와 직원[4]의 채용은 교육청[5]에서 담당한다.단, 학교의 모든 인사 업무를 행정실에서 담당하는것은 경기도나 강원도 등 일부 지역의 이야기이고, 모든 지역이 행정실에서 담당하지는 않는다. 사립학교의 경우라면 법인 인사와 연관되어 행정실(법인 업무)에서 하지만, 공립학교의 경우 기간제교사, 강사, 교무실 소속 교육공무직원(교무행정사, Wee클래스상담사, 사서, 영양사가 있는 학교의 조리사와 조리원 등)의 채용과 인사 관리는 교무실에서 하며, 행정실 소속 교육공무직원(행정사무원, 영양사, 조리사, 조리원)의 채용과 인사 관리는 행정실에서 한다. 호봉승급도 교원은 교감이 호봉 승급 권한을 가지고 있으며 매달 정기 승급 보고를 하고, 행정직원은 교육청에서 호봉 승급을 담당한다.
비정규직원 채용의 경우, 교육장 이관 직종(단설유치원, 초등학교, 중학교, 고등학교 소속 교무행정사, 단설유치원, 초등학교, 중학교 소속 영양사, 조리사, 조리원)의 채용 포함 인사 관리, 급여 업무는 교육지원청에서 담당한다. 기간제 교사, 각종 강사, 결원 대체 인력, 고등학교 소속 조리사와 조리원, 그 외 비정규직 채용 포함 인사관리는 학교에서 담당한다.
1.2.2. 교직원 급여, 연금 관리
교직원에게 지급되는 급여와 관련된 실무 역시 행정실 담당이다. 교사[6]와 일반직 공무원의 급여업무는 공무원법에 따르고 나이스라는 단일 시스템으로 처리하기 때문에 인원수가 많은데 비해서는 비교적 간단하지만 법적으로 근로자인 교육공무직원들의 급여업무는 근로기준법을 따르는 데다 학교 직종이 다양하다보니 직종마다도 저마다 차이가 있어 손이 많이 가고 복잡하며, 자꾸만 더 복잡해지는 방향으로 가고 있어 급여 담당자들의 원성을 사고 있다. 그리고 교직원과 교육공무직원들의 4대 보험이나 맞춤형 복지, 공무원 연금, 원천세 납부 등의 업무도 모두 행정실에서 처리한다.1.2.3. 회계/경리
회계업무는 보통 지출과 예산 업무를 같이 담당한다.1.2.4. 세무
세입은 학교로 들어오는 모든 돈을 관리하는 역할을 한다. 수익자부담경비(현장체험학습비, 방과 후 학교 수강료, 급식비(우유급식비 포함), 수학여행경비, 분기별 수업료, 학교운영지원비 등) 고등학교같은 경우 무상교육이 아니고 무상급식도 시행되고 있지 않아 업무량이 굉장히 많으며 중학교나 초등학교의 경우엔 무상교육인 데다 무상급식까지 시행되고 있어 업무량이 비교적 적은 편이지만, 초등학교는 대신 방과후학교 징수, 수납 업무가 만만치 않다. 방과후학교가 큰 학교면 보통 10~20개가량 열리는 편인데 각각의 교실마다 해당 지도교사의 보수와 원천세 징수, 학용품 구매, 수익자부담교육비 징수 등을 전부 따로 해줘야 한다. 그리고 학생들이 매일 먹는 우유에 관련된 업무도 추가된다. 그 밖에 교복을 자체적으로 공동구매하는 학교는 교복 관련 업무도 처리해야 한다.1.2.5. 시설, 학교 재산과 비품
시설관리는 말 그대로 학교의 시설을 관리하는 업무로 과거에 소사로 불렸던 직업과 거의 비슷하다. 주로 어디가 망가지거나 파손되는 시설들을 보수하고 자체적으로 보수가 안될 경우 전문업체를 불러서 해결한다. 석면 시설 교체 관련 업무가 여기에 포함된다. 심지어 학교 화장실의 온수관리, 수압관리도 여기서한다.시설 관련 각종 공문처리도 시설 업무에 포함되는데 이것은 보통 행정직이 처리한다. 학교 시설 관련 각종 잡다한 보고제출이 많아 직접 발품팔아 일일이 파악할 수밖에 없고 행정직은 건축이나 전기 소방 설비 등 시설관련 전공자나 자격증 소지자가 아니기에 사용하는 용어 등부터 생소해 애로사항이 많다.
2020~2023년에는 안전 관련 법(산업안전보건법, 중대재해처벌법)이나 시설관련 법(기계설비법)의 신설로 관련 업무가 새로 늘어났다. 기계설비법의 경우 학교 실정과는 맞지 않는데다 법에서 요구하는 조건의 자격자를 구하기도 어렵고 예산도 없어 비전문가인 행정직이 관리자로 선임 신고하고 자격시험은 업무외 시간에 공부해서 따야하는 등 업무를 떠안게 되는 실정이다. 학교 물품 관리, 재산 관리, 학교 보안 관련 업무도 담당한다.
1.2.6. 외부 업체와의 계약
계약업무는 학교에 필요한 물품(급식용 식재료, 우유, 교복, 도서실용 도서, 수업시 필요한 각종 교육비품 등), 용역[7], 그리고 수학여행 같은 행사에서 시행업체와의 계약을 담당한다.1.2.7. 교실 에어컨, 히터
그 외에도 여러가지 잡다한 일들이 많은데, 학생들이 가장 직접적으로 느끼는 일은 아마 히터와 에어컨일 것이다. 예산이 부족한 학교라면 냉난방 관련으로 학생들과 행정실 사이에 갈등이 심심찮게 일어날 것이다. 사실 에어컨을 틀고 말고는 행정실의 의지보단 그해 예산 상황에 달려있는 경우가 많다. 예산이 넉넉하다면 행정실에서도 에어컨을 안 틀어줄 이유가 없으니까.[8] 결국 세상을 지배하는 건 시간과 예산이라는 평범한 진리를 되새길 뿐. 다만, 이래놓고 행정실, 교장실, 교무실은 여름에 북극이나 겨울에 정글로 만들어놓았다면 욕 먹어도 싸다.1.3. 학교 내의 입지
1.3.1. 학생 입장에서의 행정실
학생 입장에서는 학교 졸업할 때까지 몇 번 갈 일이 없다. 심지어 행정실의 존재 자체를 모르는 상태로 졸업하는 학생도 많다. 보통 학생이 행정실에 가게 될 일이라면 주로 교실 형광등을 갈거나 유리창을 깨거나 담임선생님 심부름으로 갈 일밖에 없다. 저소득층 학생이 급식비 지원이나 수업료 면제 등을 위하여 찾아가는 경우가 간혹 있긴 한데, 요즘은 학생들에게 수치심을 준다는 이유로 직접 대면하지 않으려 해서 직접 갈 일은 거의 없다. 다만, 민원 서류 발급을 주로 행정실에서 담당하므로, 고등학교는 대입 시즌에 제출할 서류의 발급을 위해 행정실에 가는 경우가 있다.예전에는 학생(정확히는 학부모)이 학교에 돈을 낼 일이 있었다면 학부모가 학생에게 현금을 주고 학생이 그 돈을 행정실에 냈지만 현재는 학부모 계좌에서 학교 계좌로 직접 이체 처리한다. 따라서 학교에서 학생에게 직접 돈을 받지는 않는다.
1.3.2. 교직원들 사이에서의 인식
교무실과 행정실의 관계는 기본적으로 기업에서의 실무 부서와 총무 부서의 관계와 같다. 실무 부서인 교무실에서 돈을 쓰겠다고 예산을 제출하고 물품의 구입 품의를 기안하면, 학교의 총무 부서로서 재무, 경리, 회계를 담당하는 행정실에서 예산을 수립하고 계약이나 지출을 담당하는 것이다. 그래서 재정/자산과 관련된 업무는 행정실에서 하고, 교무/학사와 관련된 업무는 교무실에서 하는 게 표준이다. 하지만 이것이 딱히 법으로 정해진 것은 아니기 때문에, 경계가 애매한 업무의 경우 협의 과정에서 필연적으로 갈등이 발생하게 된다. 갈등이 조율되지 않는 경우 학교의 CEO 역할인 교장의 결정에 따라야 하는데, 교장/교감은 주로 어느 편도 들지 않고 종전대로 시행한다.국공립학교의 경우 교원은 임용시험에 합격한 특정직으로 별도의 급수가 없지만, 급수를 대략적으로 환산해보면 7급 상당으로 시작하고, 교육행정직은 대부분 지방공무원 9급으로 시작한다.[9] 또한 교육공무원과 교육행정공무원의 업무는 거의 겹치지 않지만, 교육청이든 학교든 대부분 같은 기관에 근무한다. 이러한 특수한 관계는 검사와 검찰수사관으로 나뉘는 검찰청, 경찰과 경찰행정공무원으로 나뉘는 경찰청 등과 비슷한 부분이 있으며, 이런 묘한 관계가 서로 껄끄럽게 작용할 수 있다. 일부 교사들은 행정실을 교무실보다 하위 부서로 오해하기도 하는데, 그 이유도 이러한 관계 때문이다. 앞의 기관들과의 차이점은 행정실은 독립적인 사무실을 가지며 별도의 부서로 운용되고, 교무실의 지시를 받지는 않으나 교장의 지시를 받는다는 점이다.
한편, 국공립학교와 달리 행정실이 공무원 신분이 아닌 사립학교는 실질적으로 학교 돈줄을 쥐고 있는 행정실장의 위상이 더 높은 경우도 있다.
교사들은 대부분 행정 업무를 하기 싫어하기 때문에, 행정실이 여러 가지 행정 업무를 맡아줄 것을 내심 희망한다. 반대로 행정실은 당연히 회계와 관련된 것 외의 업무를 맡지 않으려고 한다. 이러한 서로의 희망 사항이 겉으로 표출되는 순간 갈등이 발생한다. 정부 정책인 '교원 업무 경감'은 실질적으로 행정실의 협조가 있어야 가능하지만, 행정실은 인력 보충이 먼저라며 반대하므로 서로 관계가 어색할 수밖에 없다. 또한 교원 업무 경감을 위해 뽑아놓은 교무실무사 등의 교육공무직원은 노조의 힘이 매우 강해져서 쉽게 업무를 떠넘길 수 없게 되었다는 문제도 있다.
행정실은 여러모로 다소 불리한 입장인데 최고결정권자가 교사 출신이라는 것과 학교구성원 중 인원상 가장 소수라는 점, 공무원 신분이기에 공무직원처럼 근로자로서 집단행동이 불가하다는 점 등에 더해 학교에 요구하는 새로 생겨나는 업무는 점점 늘어나는데 누구 담당이라 하기 애매한 업무는 "행정"이란 이름표를 달고 넘어오기 딱 좋다는 것이다. 인원충원은 공무원이기에 총액인건비 제도에 가로막힌다. 물론 현실적으로 교사들이 맡고 있는 교무분장 업무가 다 넘어왔다가는 양자의 인원수를 비교했을 때 실무자 한 명이 교사 수십개분의 업무를 떠안는 셈이기에 현실적으로 불가능하며 교무분장 중에 교육 쪽보다는 행정 쪽 업무에 가깝다 느껴지는 것들 중심으로 갈등이 있는 편이다.
행정실장의 근무 평정을 교장이 하기 때문에, 승진에 연연하지 않거나 5급 지방교육행정사무관[10]이 아니라면 행정실장은 기본적으로 교장의 눈치를 보게 된다. 이 경우 행정실 직원들도 덩달아 교사들의 눈치를 보게 되며, 교장이 교사 편을 들어주고 행정실장이 고분고분하게 따르는 학교라면 교사들은 업무 분장에서 행정실보다 우위를 가져갈 수 있다. 반대로 교장이 중립적이고 행정실장의 성격이 드센 학교라면 교사들은 행정실을 껄끄러워하게 된다.
교무실 외에도 보건실-행정실, 급식실-행정실 간의 갈등도 있어서, 서로 업무를 맡지 않겠다고 핑퐁하는 경우도 있다. 특히 보건실과 행정실은 코로나바이러스감염증-19로 방역 업무가 폭증하면서 안 그래도 심하던 갈등이 더 심해졌다. 기사
교사와 행정실의 업무가 겹치지 않기 때문에 서로의 업무를 이해하지 못하여 발생하는 문제도 있다. 서로 내 일이 더 힘들다면서 은근슬쩍 업무를 넘기려 하는 경우는 아예 흔한 축에 속한다. 또한 회계 관련 규정이 애매하기 때문에 서로 해석이 달라서 오해가 발생하는 경우도 있다.
2023년 8월 15일 교육부에서 모든 학교 민원업무를 행정실장과 공무직 5명으로 구성된 민원대응팀으로 이관하겠다는 계획을 발표하면서 교사, 교행직, 공무직 가릴 거 없이 비판이 터지고 있는 상황이며, 초등교사 커뮤니티 '인디스쿨'을 통해 구성된 '현장교사 정책 TF'에서 실시한 설문조사에선 교육부에서 발표한 민원대응팀 정책에 86.6%가 반대한 것으로 나타났다.
2. 대학교 행정실의 경우
대학의 경우도 행정실(또는 행정팀)이 각 학과, 학부, 단과대학, 학교 본부[11]별로 있다. 학과 사무실의 경우에는 과사로 부르기도 한다.국립대학교의 경우, 주요 단과대학, 법학전문대학원 등 전문대학원 행정실장은 사무관으로 보임하고 있다. 대학 전체의 서무 업무의 주무과장인 총무과장(또는 행정과장)의 경우 4급 서기관이 임명된다.
대학의 행정실도 상술한 초·중·고등학교의 업무와 전체적으로는 비슷하나 대학은 학생회가 규모도 크고 체계적으로 분업화되어 있으며 하는 업무도 초중고보다 많은 편이라 주로 예산, 설비 등 실무적인 부분에서 협의가 필요한 경우가 빈번하다. 중요 사항은 학과장, 학장, 총장이랑 얘기하지만 중요사항이라도 얘기하기 이전이나 실무적인 부분은 행정실과 협의한다.
3. 국회사무처의 행정실의 경우
대한민국 국회에는 각 상임위원회마다 행정실이 존재하고 해당 행정실에는 국회사무처 공무원들이 근무한다. 국회 상임위원회의 행정실장은 부이사관(3급) 혹은 서기관(4급) 공무원으로 교육계로 보면 교육장 혹은 본청 국과장급에 해당하는 고위직이다.4. 군대 행정반의 다른 명칭
군대에서 간부들과 행정병들과 하루 일과를 보내는 곳을 행정실로 부르기도 한다. 과거에는 서무실이라고 불렀다.[12] 이에 대해서는 행정반 문서 참조.[1] 국립학교나 사립학교는 공사설계나 시공에 크게 관리하는 편이나, 공립학교는 교육지원청 시설과에서 주로 담당하기 때문에 학교에서는 '공사가 있고 공사를 한다' 정도로만 알고있고 신경도 잘 안쓰는편이다.[2] 단, 교원의 호봉승급 권한은 교감에게 있고, 행정실에서 담당하는 것은 승급업무 그 자체, 즉 실무이다. 초등학교는 승급 업무도 교감이 한다.[3] 교육공무원.[4] 교육행정직공무원, 즉 일반직공무원.[5] 사립학교는 법인.[6] 기간제 교사는 지급수당 등 급여체계는 정교사와 비슷하지만 4대 보험에 가입되고(공무원은 건강보험만 가입) 퇴직금을 지급하는 등 공무원 급여와 공무직 급여의 교집합적 성격이 있다[7] 수위, 미화원, 기숙사 사감, 계약직 조리원, 일용인부 고용, 통학버스 임차, 공사 설계·시공·감리 등[8] 실감나지 않겠지만 6학급 이하인 소규모 학교여도 한 달 전기료가 3백만 원 가까이 나온다. 신도시나 뉴타운에 설립된 신설 학교의 경우 더 이상 설명이 필요한가.[9] 대부분이라고 표현하는 이유는 국가공무원 7급으로 극소수의 교육행정직을 선발하기 때문인데, 사실상 안 뽑는 것에 가까운 극악의 티오 현황이 나타나고 있으므로 교행 입직자의 99.99%는 지방직 9급으로 시작한다고 보아도 무방하다. 5급(행정고시)도 교육행정직이 있긴 한데 일선학교에 보임될 일이 없다. 애초에 행시 내에서도 소수직렬이다.[10] 여느 지방직 9급 출신처럼 교행직 9급 출신 또한 사무관이 사실상의 승진상한선이기 때문.[11] 학생처, 학생지원팀 등등 학교마다 명칭은 제각각이다.[12] 이러한 영향으로 인해 아직도 행정반 계원들을 서무계라고 칭하기도 한다.