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1. 개요
記錄物 / Record, archives업무가 끝난 문서를 주제별 등으로 편철해서 보존한 것이다. 주로 국가기록원에 무수한 양의 기록물들이 보존되어 있으며 각 시청, 도청, 군청, 구청 같은 지방자치단체 행정기관별로 기록물만 따로 보존하고 관리하는 부서가 따로 배치되어 있다.[1] 이러한 기록물을 보관한 창고가 바로 문서고이다. 방법은 A4용지 크기에 보존상자에 넣고 보존기간 동안 보존하는 것을 말한다. 편철방법은 기관, 보존기간에 따라 다르다. 공공기관에서 5년 이상의 기록물은 1년이 지나면 보존문서 파일에서 꺼내 보존표지에 보존 클립으로 철해야 한다. 이때 먼저 해야 할 것은 다음과 같다.
| 1. 스테이플러, 클립, 집게 등의 이물질을 제거한다. |
| 2. 보존표지 문서 맨 앞장에 보존용지로 인쇄된 표지를 넣는다. |
| 3. 보존표지에 뒷장부터 발생 순서에 따라 오름차순으로 정리한다. |
| 4. 정리된 문서는 5장을 넘기 연필로 일련번호를 부여해야 한다. |
이 과정을 거친 게 기록물이다. 정리된 기록물은 보존상자에 넣고 보존상자가 정리되어 있는 캐비넷 등에 넣어 보존기간동안 보존해야 한다.(공공기록물 관리에 관한 법률) 물론 보존기간은 짧게는 1달에서 3~6개월 정도로 시작하며 1년을 넘기는 것이 보통이며 반영구적 보관기간인 30년이나 50년, 말 그대로 평생동안 보관해야 하는 영구보존기록물도 있다. 보존기간이 끝나면 폐기물처리해서 폐기하는 것이 보통이며 파쇄기나 적당한 양의 기록물들을 폐기시킬 때는 세단기에 넣고 폐기하는 것이 원칙이다. 물론 폐기기간이 맞몰리면 폐기물들의 양이 넘사벽급으로 많아지기에 폐기나 파쇄를 전문적으로 하는 업체를 고용해서 파쇄시킨다.