1. 개요
법인차량 운행일지란 법인차량을 운행할 시, 사용자, 사용일자, 사용목적 등 운행에 대한 세부 내역을 기재한 일지를 말한다. 통상적으로 법인차량 관련 비용을 손금으로 인정 받아 소득세를 줄이기 위해 작성하는 ‘업무용승용차 운행기록부’ (이하 운행기록부)를 뜻하며 국세청에서 정식 배포한 양식에 맞춰 작성해야 한다.2023년 기준, 업무전용 자동차보험에 가입된 차량이라면 운행기록부를 작성하지 않아도 1,500만 원까지 손금 인정을 받을 수 있으나 만약 그 금액을 초과하는 경우에는 운행기록부를 작성하여야지만 손금으로 인정받을 수 있다. 운행기록부는 차량별로 작성되어야 하고 과세관청이 요구할 때 즉시 제출하도록 되어 있다.
2. 법적 근거
업무용승용차 운행기록부는 법인의 경우 『법인세법』 제27조의2 제2항, 같은 법 시행령 제50조의2 제2항, 같은 법 시행규칙 제27조의2 제3항, 개인의 경우 『소득세법』 제33조의2 제1항, 같은 법 시행령 제78조의3 제4항, 같은 법 시행규칙 제42조 제2항에 근거한다.3. 업무용 승용차
'업무용승용차 운행기록부'란 명칭에서의 '업무용 승용차'란 사업자가 소유(리스, 렌탈 포함)한 차량 중 개별소비세 대상이 되는 차량을 뜻한다. 운행기록부에는 차종, 자동차등록번호, 사용일자, 사용자, 운행내역, 운행목적이 기재되는데 이 중 운행목적이 업무용에 해당 되는 경우만 차량 비용(손금)으로 인정된다.3.1. 업무용승용차 운행기록부 작성 대상 차량
사업자가 취득 또는 임차(리스포함)한 차량 중 개별소비세가 부과되는 승용자동차에 해당된다. 운행기록부에는 차량을 업무용으로 사용한 비율을 기재하여야 하며 비업무용으로 사용한 운행내역을 제외한 업무용 사용비율에 대해서만 손금이 인정된다.3.2. 업무용승용차 운행기록부 작성 비대상 차량
배기량이 1,000CC 이하의 것으로 길이가 3.6m이하이고 폭이 1.6M 이하인 것은 경차로 분류되어 개별소비세 과세대상에서 제외되므로 작성 대상이 아니다. 또한, 개별소비세 대상이 아니고 업무와 무관하게 사용하는 차도 작성 대상이 아니다.그 외에도 작성 대상이 아닌 차량은 승합차, 영업용 차량(택시, 화물차 등), 밴차량(차종:화물, 운전석의 옆자리에만 사람의 탑승이 가능하고 뒷부분은 화물만 적재할 수 있는 구조), 9인승 이상의 승합차, 버스, 트럭이 해당된다.
4. 운행기록부 작성 대상자
4.1. 법인사업자
법인사업자가 업무용 승용차 관련 비용을 인정 받기 위해서는 비용 인정 받고자 하는 사업연도 전체 기간 동안 업무전용 자동차보험에 가입되어 있어야 한다. 가입 안된 경우 운행기록부를 작성해도 관련 비용 전액을 비용(손금)으로 인정 받지 못하며 만약 해당 사업연도 중 일부 기간만 가입했다면 가입일수로 안분하여 비용(손금)으로 반영할 수 있다.4.2. 개인사업자
개인사업자의 경우, 성실신고확인대상자와 복식부기의무자는 운행기록부를 작성하여야 한다. 2021년 1월 1일부터 업무전용자동차보험 가입은 성실신고확인대상자와 전문직 종사자의 경우 필수이며 (1대인 경우 제외), 가입하지 않을 경우 비용의 50%만 인정 받을 수 있다.5. 법인차량 운행일지(업무용승용차 운행기록부) 작성 방법
5.1. 직접 작성 또는 입력하는 방법
1. 국세청에서 배포한 양식 파일을 다운로드하여 수기로 작성.- 매 운행 시 마다 출발 및 도착 시에 차량미터기를 확인 및 작성해야 한다. 운행 직원들의 협조가 필요하다.
2. MS 엑셀, 스프레드 시트로 국세청 양식과 동일하게 폼을 만들어 직접 입력
- 차량 미터기를 확인하여 직접 입력하는 방법이므로 수기로 작성하는 것과 크게 다르지 않다.
5.2. 운행기록장치 또는 앱으로 운행기록 후 운행일지에 입력되게 하는 방법
시중에서 무료 또는 유료 서비스로 이용중인 운행기록 시스템을 이용하여 운행일지를 작성한다.물리적인 운행기록장치 (차량GPS 장치)로 기록하는 방식과 스마트폰 앱으로 기록하는 방식이 있다.
그룹웨어(협업툴) 또는 ERP에서 주행거리를 입력하여 나머지 부분이 자동으로 계산되게 해주는 시스템도 있으나
운행기록 앱 또는 장치가 운행내역을 저장하면 해당 운행데이터를 바탕으로 운행기록부를 생성할 수 있는 시스템도 있다.
차량에 GPS 단말기 등 별도 장치를 설치하지 않고, 스마트폰 앱 만으로 이용 가능한 서비스를 이용하는 경우도 있고, 위치 추적기와 같은 단말기를 차량에 부착하는 방식의 서비스를 이용하는 경우가 있다.